6. LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS. FASE DE PLANIFICACIÓN INTERMEDIA.

6.1. EL DIAGRAMA DE ÁRBOL.

6.1.1. Concepto.

    Una vez realizado el Diagrama de Afinidad y el Diagrama de Relaciones, que han hecho que los problemas clave afloren a la superficie, surgen nuevas preguntas:

    ¿Qué actividades deben realizarse o se han debido realizar con el fin de tratar dichos temas clave?.

    ¿En qué orden deben realizarse o se han realizado estas actividades?.

    ¿Cuáles son los factores que contribuyen a la existencia de los problemas clave?.

    El Diagrama de Árbol (DAR.) es una herramienta apropiada para contestar a estas preguntas. En la contestación a las dos primeras se aprovechará la faceta consistente en su capacidad de generación y planificación de actividades, mientras que en la contestación a la tercera se utilizará fundamentalmente como herramienta de análisis causa/efecto.

    El DAR. es un método utilizado para representar el conjunto completo de actividades que son o han sido necesarias realizar para conseguir un objetivo que se denominará principal y los objetivos secundarios relacionados con este. En un contexto general, describe los “métodos” necesarios para conseguir el objetivo principal.

    Una de las ventajas de su utilización es que obligará a analizar las cadenas lógicas existentes entre todas las actividades relacionadas, evitando de esta forma la tendencia existente a “saltar” de los objetivos generales a los detalles, sin analizar de forma adecuada los pasos intermedios, por lo general muy importantes para la comprensión de los procesos que persiguen el objetivo principal. También permite descubrir la existencia de “lagunas” o “solapes” en la planificación.

    Su utilización está justificada por los siguientes motivos:

    Es necesario un conocimiento completo de lo que se ha realizado, lo que es necesario realizar (métodos), qué se desea conseguir (objetivos) y la relación existente entre ellos. Aunque las aplicaciones prácticas pueden ser infinitas según los casos específicos, a continuación se relacionan una serie de situaciones generales en las que puede ser muy útil la utilización del DAR.:

    a) Descubrir los motivos por los que la realización del Servicio Militar en esta Región ha perdido cuota respecto de otras Regiones.

    b) Identificar las actividades iniciales realizadas a nivel departamental en la consecución del objetivo principal, tanto por parte del Gobierno de la Nación como por parte de los Gobiernos Autonómicos objeto de estudio.

    c) Identificar las actividades intermedias realizadas a nivel departamental en la consecución del objetivo principal en los mismos términos anteriores.

    d) Identificar el objetivo principal.

6.1.2. Construcción del Diagrama de Árbol.

    Lo primero que se debe definir de forma clara, sencilla y concisa es el asunto que se está tratando, siendo éste el resultado del Diagrama de Afinidad.

    La eficacia de esta herramienta dependerá de la claridad con que el asunto a tratar se haya especificado en el Diagrama de Afinidad. A partir de los resultados de éste, se determinan las cadenas lógicas y secuenciales entre las actividades y objetivos que se han conseguido y se tratará de “adivinar” los que le pueden seguir.

    En segundo lugar, a partir de las tarjetas utilizadas en el DA. se generarán todas las actividades, métodos o causas posibles relacionadas con el tema resultado del DA.

    En tercer lugar valoraremos todas las ideas y las etiquetaremos con el código siguiente:

          ® Se ha realizado.
          © No se ha realizado.
           Información incompleta. Se desconoce si se ha realizado.
           Posible de realizar.
          Ø Imposible de realizar.

    En cuarto lugar se representa el Diagrama de árbol. Para ello situaremos la definición del asunto u objetivo principal conclusión del Diagrama de Afinidad a la izquierda. Posteriormente responderemos a la pregunta “¿Qué método o actividad es necesario o ha sido necesario llevar a cabo con el fin de alcanzar este objetivo?”. Inmediatamente a la derecha de la tarjeta del objetivo principal, como si se tratara de un árbol genealógico familiar o un organigrama, se sitúa las ideas/actividades/procesos resultado de contestar a la pregunta anterior de forma secuencial.

    En quinto lugar, las ideas/actividades/procesos resultado que no se hayan realizado pero cuya realización sea posible, según su codificación, pasarán a ser el tema principal . Para cada una de ellas se repite la pregunta del paso cuarto: “¿Qué método o actividad es necesario llevar a cabo con el fin de alcanzar este objetivo?.”

6.2. EL DIAGRAMA MATRICIAL.

6.2.1. Concepto.

    El Diagrama Matricial (DM.) es una herramienta que ordena grandes grupos de características, funciones y actividades de tal forma que se pueden representar gráficamente los puntos de conexión lógica existente entre ellos. También muestra la importancia relativa de cada punto de conexión en relación con el resto de correlaciones.

    Se basa en el principio de que si se sitúa un conjunto de elementos en las filas de una matriz (horizontales) y otro conjunto de elementos en las columnas de la misma matriz (verticales), los puntos de intersección de filas y columnas indicarán la relación entre ambos conjuntos.
Se trata de hacer emerger a la superficie las pautas de relación existentes entre los conjuntos escogidos.

6.2.2. Construcción del Diagrama Matricial.

    En primer lugar generaremos los conjuntos a comparar. El DM. es una herramienta que utilizaremos como paso posterior a los resultados obtenidos en el Diagrama de árbol. Los conjuntos a comparar coincidirán con la última fila (la de mas detalle) de los procesos/actividades que se han realizado en la consecución del objetivo principal, que lo habremos hallado mediante el Diagrama de Afinidad.

    En segundo lugar elegiremos el formato de la matriz idónea para el análisis particular.

    En principio, el número de conjuntos que participan en el análisis será el factor más influyente a la hora de escoger un tipo u otro de matriz. No obstante, tenderemos a realizar un análisis secuencial por etapas en el que escogeremos los conjuntos de tres en tres o de dos en dos.

    Posteriormente situaremos los conjuntos en los ejes de la matriz. Como los elementos provienen del Diagrama de Relaciones, que ya habremos efectuado, utilizaremos las mismas cabeceras de tarjetas.