7. LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS. FASE DE PLANIFICACIÓN DETALLADA.

7.1. EL DIAGRAMA DE FLECHA (DF.)

7.1.1. Concepto.

El Diagrama de Flechas esta basado en la utilización de la metodología del Camino Crítico, es una simplificación de la herramienta de planificación PERT. (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). Esta simplificación permite, de acuerdo con la filosofía común a las herramientas de trabajo en equipo, la utilización y por lo tanto el aprovechamiento de su potencia por una gran cantidad de personas en todos los niveles.

     El criterio más importante de utilización de un DF. es que las actividades o tareas correspondientes a un proyecto determinado, su secuencia y su duración sean perfectamente conocidas.

    Existen procesos ampliamente documentados y se conoce su historial, por lo que podemos obtener un gran provecho de esta herramienta. Se trata de reconocer las tareas realizadas en la consecución de proyectos determinados, donde su secuencia y duración son perfectamente conocidos, por haberse realizado en el transcurso de las dos últimas décadas, pudiendo deducir de la Reglamentación vigente, Instrucciones y Directivas las que se realizaran en el futuro inmediato.

7.1.2. Construcción del Diagrama de Flecha.

    Aunque no es imposible, es altamente difícil que una persona pueda disponer de toda la información y conocimientos necesarios para poder estructurar el DF. tal y como se va a utilizar en este estudio. Por tanto, el primer paso a realizar es la formación, como en las otras herramientas, del grupo de trabajo interdisciplinar. Este equipo debe de realizar los siguientes pasos:

    1. Identificar y registrar todas las actividades que se han realizado.

    2. Representación gráfica de las mismas.

    3. Generar y registrar todas las actividades que se considere sean necesarias para completar el proyecto-proceso que consideramos se esta llevando a efecto. A este paso se le denomina “fase de planificación” cuando esta herramienta se utiliza para ello.
    Para la realización de estas fases se escribirán de forma sencilla y clara en tarjetas las actividades que se han realizado y las que se crea se vayan a realizar. Se utilizará para ello sólo la parte superior de la tarjeta con la finalidad de dejar la mitad inferior para poner el tiempo que ha durado esa actividad o la que se supone que pueda durar la venidera.

    4. Una vez que se han completado las tarjetas se determina la relación entre ellas en el tiempo situándolas de acuerdo con el flujo adecuado. Las tarjetas duplicadas se eliminan y se pueden añadir aquellas que se hayan pasado por alto.

    5. Para determinar la posición de las tarjetas se identifica el camino lógico precedente/siguiente, dejando sitio entre las tarjetas con el fin de dejar espacio a los eventos o símbolos representativos del inicio y terminación de cada actividad.

    6. Una vez identificados los distintos caminos se añaden los eventos, se numeran y se añaden las flechas que ligan cada camino con otro.

    7. Se estudia cuidadosamente el tiempo que ha sido necesario o que es necesario para realizar cada actividad, registrándolo en la mitad inferior de cada tarjeta representativa de cada actividad.

    Se denomina Dij a la estimación de la actividad (i, j), actividad que comienza en el evento i y finaliza en el evento j. Esta duración vendrá fijada por la suma del valor más pesimista Dp, más optimista Do y cuatro veces la duración más probable Dm, dividido por seis, para aquellas actividades que consideremos se vayan a efectuar en el futuro.

               Dij = Do + 4 Dm + Dp
                              6

7.2. EL DIAGRAMA DEL PROCESO DE DECISIÓN.

7.2.1. Concepto.

    El Diagrama del Proceso de Decisión (DPD.) es similar al Diagrama de Árbol, tanto en su estructura como en su propósito. Tiene la ventaja de que permite determinar contramedidas y planificar su utilización con anticipación suficiente a que sucedan los problemas.

    El DPD. es la herramienta que permite, ante un proceso planificado para conseguir un objetivo, contestar a preguntas del tipo:

    ¿Cuáles son los posibles caminos para conseguir este objetivo?.
    ¿Qué obstáculos pueden presentarse?.
    ¿Cómo podemos prevenir la aparición de estos obstáculos?.
    ¿Cómo podemos reaccionar de forma oportuna en caso de que se presente un obstáculo específico?.

7.2.2. Construcción del Diagrama del Proceso de decisión.

    El tema o asunto principal que desencadena el proceso de construcción del DPD. provendrá de la utilización de las otras herramientas. Nosotros vamos a partir del Diagrama de Árbol, de la siguiente manera:

    1. Una vez construido el DA., se toma la fila de la derecha (objetivos previsibles) y una por una se realiza la pregunta ¿Qué podría ir mal en este paso? o ¿Qué otro camino podría tomar este paso?. Este proceso será sencillo porque están registrados estos elementos en tarjetas.

    2. Se registran las respuestas a las citadas preguntas a la derecha de la fila de los últimos objetivos en color verde.

    3. Se registran en otro color y a la derecha de las respuestas las acciones/contramedidas que deberían tomarse.

    4. Se continúa el proceso hasta agotar el camino principal y con cada rama.